Qui nous sommes :
Larianae Notaries est le nom commercial de Larianae Notaries Limited, une société à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 12367620 et dont le siège social est situé à Thanet House, 231 – 232 Strand, Londres WC2R 1DA.
Toute référence à « nous », « notre », « nos » et autres termes similaires doit être interprétée en conséquence.
Pourquoi un notaire ?
Il arrive presque toujours qu’on vous demande de consulter un notaire parce que vous disposez d’un document qui doit être utilisé à l’étranger. Consulter un notaire n’est jamais un simple exercice d’approbation. Le devoir international d’un notaire implique un niveau élevé de diligence. Cela ne s’applique pas seulement au client mais également à toute personne susceptible de s’appuyer sur le document et aux gouvernements ou responsables d’autres pays. Ces personnes sont en droit de supposer qu’un notaire veillera au plein respect des exigences pertinentes, tant ici qu’à l’étranger ; et de s’appuyer sur le registre et les archives du notaire. Une grande prudence s’impose à chaque étape pour minimiser les risques d’erreurs, d’omissions, d’altérations, de fraude, de contrefaçon, de blanchiment, d’usage de fausse identité, etc.
Rendez-vous
Nous proposons des rendez-vous pendant les heures ouvrables et occasionnellement en dehors des heures ouvrables dans des circonstances exceptionnelles. Nous sommes également prêts à effectuer des visites à domicile ou à rendre visite à des entreprises clientes sur leur lieu de travail. Si les rendez-vous notariaux ont lieu en dehors de notre bureau ou heures ouvrables, des frais supplémentaires seront facturés pour couvrir le temps de déplacement et les frais. Parfois, nous pouvons ne pas être en mesure de vous voir dans le délai dont vous avez besoin, ou nous pouvons décider que nous ne sommes pas en mesure d’agir pour vous; auquel cas nous vous en informerons et vous fournirons les informations nécessaires pour trouver un notaire alternatif.
Signatures : Le Notaire doit normalement être témoin de votre signature. Veuillez ne pas signer le document avant votre rendez-vous.
Documents à envoyer à l’avance : Vous économiserez du temps, des dépenses et des erreurs si, le plus longtemps possible avant le rendez-vous, vous pouvez envoyer les originaux ou les photocopies électroniques de :
· Les documents à faire notarier ;
· Toute lettre ou autre forme d’instruction que vous avez reçue concernant ce qu’il convient de faire des documents ;
• Votre pièce d’identité.
Nous ne pouvons généralement pas confirmer nos honoraires ni notre capacité à vous aider sans avoir préalablement examiné les documents à faire notarier.
Identification : Nous vous demanderons de présenter, à titre de pièce d’identité officielle, l’original de l’un des documents suivants :
· Votre passeport actuel (ou, s’il n’est pas disponible) ;
• Un permis de conduire récent (avec photo) ou une carte nationale d’identité.
Ainsi qu’une preuve de domicile sous la forme de :
• Un permis de conduire britannique en cours de validité (avec photo), s’il n’est pas déjà fourni comme pièce d’identité principale ;
• Une facture de services publics, un relevé de carte de crédit ou un relevé bancaire indiquant votre adresse actuelle, datant de moins de 3 mois, ou un avis d’imposition.
Vous devez également apporter tout autre moyen d’identité qui peut être mentionné dans les documents qui vous sont envoyés comme étant requis, comme une carte d’identité étrangère. Nous pouvons également demander à voir d’autres preuves d’identité telles que des certificats de mariage, etc. et vous en informerons si nécessaire.
- Preuve de noms : dans le cas où le nom sur le document est différent de celui que vous utilisez actuellement, ou s’il y a eu une variation dans la forme d’orthographe du nom au fil des ans, veuillez fournir, le cas échéant, les certificats de naissance, de mariage. ou Décret de divorce ou acte de changement de nom indiquant tous les différents noms que vous utilisez. S’il y a eu un changement de nom, nous aurons besoin de voir une copie de l’acte de vote ou de la déclaration solennelle qui en traite.
- Conseil sur le document : Si vous nous apportez un document pour autorisation en tant que Notaire, nous vous conseillerons sur les formalités nécessaires pour le remplir. Cependant, nous ne tenterons pas de vous conseiller de la transaction legal elle-même.
- Traductions écrites : Il est essentiel que vous compreniez ce que vous signez.
· Si le document est dans une langue étrangère que vous ne comprenez pas suffisamment, nous devrons peut-être insister pour qu’une traduction soit obtenue. Si nous organisons une traduction, des frais supplémentaires seront facturés et nous vous fournirons des détails à ce sujet.
· Si vous prenez des dispositions pour une traduction professionnelle, le traducteur doit ajouter son nom, son adresse, sa qualification pertinente et un certificat indiquant: «Le document X est une traduction vraie et complète du document Y, auquel cette traduction est jointe.» Nous pouvons procéder à des vérifications sur le professionnel qui délivre un tel certificate. - Interprète oral : Si nous ne pouvons pas nous comprendre en raison d’un problème de langue, nous devrons peut-être prendre des dispositions pour qu’un interprète compétent soit disponible lors de notre entretien, ce qui peut impliquer des frais supplémentaires.
- Entreprises, partenariats, etc. : Si un document doit être signé par vous au nom d’une entreprise, d’un partenariat, d’un organisme de bienfaisance, d’un club ou d’un autre organisme constitué en société, il existe d’autres exigences sur lesquelles nous devrons peut-être insister. Veuillez vous y préparer et téléphoner en cas de difficulté avant d’assister au rendez-vous.
Dans chaque cas, au minimum, nous aurons besoin:
- Preuve de l’identité du signataire autorisé (comme indiqué ci-dessus).
- Une copie du papier à en-tête actuel (indiquant le siège social s’il s’agit d’une société).
- Une lettre d’autorisation, un procès-verbal, une résolution ou une procuration, vous autorisant à signer le document.
En outre, les entreprises: certificat de constitution et de tout changement de nom, une copie du mémorandum et des statuts, les détails des administrateurs et des secrétaires. Dans tous les cas, nous effectuerons diverses recherches d’entreprises, ce qui aura un effet sur le niveau des frais facturés.
De plus, partenariats, clubs, etc.: un accord de partenariat; ou acte de fiducie pertinent; ou Charte; ou Constitution / Règles.
Frais de notaire :
Les détails de nos frais sont indiqués ci-dessous. Veuillez noter que si nous devons effectuer des paiements en votre nom, tels que des frais de légalisation, des frais de traducteur ou d’interprète, ou d’autres frais tels que les frais de déplacement, votre approbation sera obtenue et vous êtes normalement tenu d’effectuer le paiement à l’avance de cette montants.
Honoraires :
Si le cas est simple, nous nous efforcerons de facturer des frais fixes pour inclure les débours tels que les frais de légalisation, les frais postaux, les frais d’agent consulaire, les frais de messagerie, les frais de déplacement, les frais de traduction, etc. Nos honoraires et certains débours (par exemple les débours de messagerie) sont actuellement soumis à la TVA au taux standard de 20 %. Les débours de légalisation ne sont généralement pas assujettis à la TVA. Notre numéro de TVA est le 380802111.
Pour les dossiers plus complexes ou nécessitant plus de temps, les honoraires seront calculés sur la base d’un taux horaire de 250 £, avec un minimum de 125 £, plus les débours. Les frais facturés peuvent inclure le temps consacré aux conseils préliminaires, à la rédaction et à la préparation, à passer et à recevoir des appels téléphoniques, à la correspondance écrite et reçue dans tous les formats, à organiser la légalisation et la tenue de registres.
Décaissements :
Certains documents nécessitent une légalisation avant d’être acceptés pour utilisation dans la juridiction de destination en obtenant une apostille auprès du ministère britannique des Affaires étrangères et du Commonwealth et, pour certains pays, une légalisation supplémentaire est requise auprès de l’ambassade ou du consulat concerné.
Le paiement peut être effectué en espèces, par chèque, par carte ou par virement bancaire. Nous acceptons toutes les principales cartes de crédit et de débit. Le paiement de nos honoraires et débours est intégralement dû au moment de l’établissement du document, que nous pouvons conserver dans l’attente du paiement integral.
Des problèmes imprévus ou inhabituels surviennent occasionnellement au cours du dossier, ce qui peut entraîner une révision de mon estimation des honoraires. Par exemple, lorsque des documents supplémentaires doivent être notariés, des traductions ou légalisations supplémentaires sont nécessaires pour répondre aux exigences de la juridiction d’accueil, les frais de tiers sont ajustés pour refléter des facteurs externes tels que les changements de prix du carburant, etc. Je vous informerai de tout changement dans l’estimation des frais dans les plus brefs délais.
Étapes typiques d’une transaction notariée :
Chaque affaire notariale est différente et les exigences varient selon que le client est un particulier ou une entreprise. Certaines des étapes clés typiques sont susceptibles d’inclure :
• Réception et examen des documents à faire notarier, ainsi que de toutes les instructions que vous auriez pu recevoir.
• Vous assurerez la liaison avec vos conseillers juridiques ou d’autres organismes afin d’obtenir la documentation nécessaire au traitement du document (par exemple, des informations provenant du registre du commerce et des sociétés ou des registres étrangers, des procurations, etc.).
• Vérifier l’identité, la capacité et l’autorité de la personne qui doit signer le document
Si un document doit être certifié, il convient de vérifier son authenticité auprès des autorités émettrices. Dans le cas de diplômes universitaires, cela implique de contacter les établissements d’enseignement concernés.
• Rencontrer le signataire pour vérifier son identité, s’assurer qu’il comprend la portée de sa signature, qu’il le fait de son plein gré et que le document est correctement exécuté.
• Rédiger et apposer ou endosser un certificat notarié sur le document
• Faire légaliser le document le cas échéant
• Organiser la conservation des copies de tous les documents notariés conformément aux exigences du Règlement sur la pratique notariale de 2019
Actes notariés et protection des données :
Lorsque nous réalisons des travaux pour vous, nous sommes tenus de procéder à une inscription dans un registre formel que nous tenons en permanence. Je conserverai une copie de la documentation notariée avec ce dossier. Notre cabinet est enregistré auprès du Bureau du commissaire à l’information. Les données personnelles reçues des clients sont conservées en toute sécurité et ne sont pas accessibles en externe. Les données collectées dans le cadre des actes notariés sont utilisées uniquement dans le but de remplir nos responsabilités légales professionnelles en tant que notaires publics. Pour plus de détails sur notre politique de confidentialité et nos conditions de traitement des données, veuillez cliquer ici .
Assurance :
Dans l’intérêt de nos clients, nous maintenons une assurance responsabilité professionnelle à un niveau d’au moins 1 000 000,00 £ par sinistre.
Résiliation/Votre droit d’annulation :
Vous pouvez mettre fin aux instructions que vous nous donnez à tout moment en nous donnant un préavis écrit raisonnable. Tous les frais et débours engagés jusqu’à la date de résiliation seront facturés.
Période d’annulation de réflexion pour le consommateur – Règlement sur les contrats de consommation 2013 (« CCR ») :
Lorsque le CCR s’applique (généralement lorsque vous êtes un consommateur individuel et que notre contrat avec vous a été conclu lors ou après une réunion avec vous ou par une forme de communication à distance), vous disposez d’un délai d’annulation de 14 jours après la date de signature de notre mandat. lettre ou la date à laquelle vous continuez à nous donner des instructions, selon la première éventualité.
Vous pouvez annuler votre contrat pendant le délai de résiliation en nous faisant une déclaration claire et nous vous rembourserons tous les paiements reçus de votre part par le même moyen que celui que vous avez utilisé, sans frais pour vous, sans retard indu et au plus tard 14 jours après la date d’annulation. jour où vous nous informez de l’annulation.
Si vous nous demandez de commencer les travaux pendant le délai d’annulation, vous pouvez toujours annuler mais vous devez nous verser une somme proportionnelle aux travaux que nous avons effectués et cette proportion ne vous sera pas remboursée.
Résiliation par nos soins :
Nous nous réservons le droit de mettre fin à notre engagement si nous avons de bonnes raisons de le faire, par exemple si vous ne payez pas une facture ou ne répondez pas à notre demande de paiement d’acompte ou si vous ne nous apportez pas la coopération qui nous sommes raisonnablement en droit de nous attendre.
Utilisation des technologies, des appareils et de l’intelligence artificielle
(1) Dans la mesure où nous utilisons une technologie de prise de décision automatisée, y compris l’intelligence artificielle, dans le cadre de mes services, nous ne nous y fions pas sans intervention humaine.
(2) Avant d’utiliser toute nouvelle technologie, y compris l’intelligence artificielle, nous effectuons une évaluation des risques appropriée afin de nous assurer que vos droits ne soient pas affectés négativement par celle-ci.
Plaintes :
Notre pratique notariale est réglementée par le Bureau facultaire de l’archevêque de Cantorbéry :
The Faculty Office
1, The Sanctuary
Westminster
Londres SW1P 3JT
Téléphone : 020 7222 5381 Courriel : Faculty.office@1thesanctuary.com
Site web www.facultyoffice.org.uk
Si vous n’êtes pas satisfait(e) du service reçu, n’hésitez pas à contacter la directrice, Lara Giuliana Gouveia Simonetti, à l’adresse lara@larianae.com.
Si nous ne parvenons pas à résoudre le problème, vous pouvez alors déposer une plainte auprès de l’Ordre des notaires, dont nous sommes membres, qui dispose d’une procédure de traitement des plaintes approuvée par le Bureau de la faculté. Cette procédure est gratuite et vise à permettre une résolution rapide de tout litige.
The Secretary of The Notaries Society
P O Box 1023
Ipswich IP1 9XB
Email: secretary@thenotariessociety.org.uk
Si vous rencontrez des difficultés pour déposer une plainte par écrit, n’hésitez pas à contacter la Société des Notaires/le Bureau de la Faculté pour obtenir de l’aide.
Enfin, même si votre réclamation est examinée dans le cadre de la procédure de réclamation approuvée par la Société des notaires, vous pouvez, à la fin de cette procédure ou après un délai de 8 semaines à compter de la date à laquelle vous nous avez informés de votre insatisfaction, saisir le Médiateur juridique si vous n’êtes pas satisfait du résultat :
Legal Ombudsman
P O Box 6167
Slough SL1 0EH
Tel : 0300 555 0333
Email : enquiries@legalombudsman.org.uk
Site web: www.legalombudsman.org.uk
Si vous décidez de déposer une plainte auprès du Médiateur légal, vous devez soumettre votre affaire au Médiateur légal dans un délai d’un an à compter de l’acte/de l’omission ou dans un délai d’un an à compter du moment où vous auriez raisonnablement dû savoir qu’il y avait un motif de plainte.
Nous espérons que ces notes vous aideront à comprendre ce que l’on attend de chacun de nous.