In Inghilterra e Galles, un notaio è un professionista legalmente qualificato e regolamentato che rilascia dichiarazioni indipendenti al mondo in generale in relazione alle attività transfrontaliere. Ciò può includere la verifica, l’autenticazione e la registrazione di atti, documenti e fatti.
I notai in Inghilterra e Galles sono autorizzati a rilasciare certificazioni notarili in qualsisi lingue diverse dall’inglese in cui sono sufficientemente competenti.
È una funzione vitale e serve a colmare le lacune lasciate dal diritto internazionale nelle nostre vite sempre più globalizzate.
Quasi sempre li sarà stato chiesto di vedere un notaio perché ha un documento che deve essere utilizzato all’estero.
Vedere un notaio non è mai un semplice esercizio di timbratura. Il dovere internazionale di un notaio comporta un elevato standard di cura. Questo non solo nei confronti del cliente ma anche di chiunque possa fare affidamento sul documento e di governi o funzionari di altri paesi. Queste persone hanno il diritto di presumere che un Notaio assicurerà il pieno rispetto dei requisiti pertinenti sia qui che all’estero; e di fare affidamento sul protocollo e sugli atti del Notaio. Grande attenzione è essenziale in ogni fase per ridurre al minimo i rischi di errori, omissioni, alterazioni, frodi, falsificazioni, riciclaggio di denaro, uso di identità false e così via.
Di solito non possiamo confermare prezzi o la nostra capacità di assistere senza prima vedere i documenti proposti da autenticare.
È quindi meglio prima mettersi in contatto e prenotare un appuntamento.
Avremo bisogno che lei produca a titolo di identificazione formale l’originale di:
- Il tuo passaporto attuale (o, se non disponibile);
- Una nuova patente di guida attuale inglese (con foto) o carta d’identità nazionale
Oltre alla prova dell’indirizzo sotto forma di:
- Una patente di guida completa del Regno Unito (con foto), se non già fornita come forma di identificazione principale;
- Una bolletta, carta di credito o estratto conto bancario che li è stato inviato per posta, che mostra il suo indirizzo attuale, che non dovrebbe essere più vecchio di 3 mesi; o council tax.
È inoltre necessario portare con sé qualsiasi altro documento d’identità che può essere indicato nei documenti che li sono stati inviati, come una carta d’identità straniera.
Potremmo anche chiederla di vedere ulteriori prove di identità come certificati di matrimonio, ecc. e la consiglieremo se necessario.
Se un documento deve essere firmato da lei per conto di una società, una partnership, un ente di beneficenza, un club o un altro ente costituito, ci sono ulteriori requisiti su cui potremmo dover insistere. Si prega di essere preparati per questi e telefonare con qualsiasi punto di difficoltà prima di partecipare all’appuntamento.
In ogni caso, come minimo, richiederemo:
- Prova dell’identità del firmatario autorizzato (come sopra elencato);
- Una copia dell’attuale carta intestata (indicante la sede legale se si tratta di una società);
- Una lettera di autorità, verbale, risoluzione o procura, che la autorizza a firmare il documento.
Inoltre, per le aziende:
- Atto costitutivo e di qualsiasi cambiamento di nome, copia dell’atto costitutivo e dello statuto, dettagli sugli amministratori e sui segretari.
In tutti i casi effettueremo varie ricerche aziendali, che avranno un effetto sul livello delle commissioni addebitate.
Inoltre, per partnership, club, ecc:
- un accordo di partenariato; o relativo atto fiduciario; o Carta; o Costituzione/Regole.
Risparmiera tempo, spese ed errori se, il più lontano possibile dall’appuntamento, potra inviarci gli originali o le fotocopie elettroniche di:
- I documenti da autenticare;
- Qualsiasi lettera o altra forma di istruzione che ha ricevuto su ciò che deve essere fatto con i documenti;
- La sua prova di identificazione.
Il notaio dovrebbe normalmente testimoniare la sua firma. Si prega di non firmare il documento prima dell’appuntamento.
Nel caso in cui il nome sul documento sia diverso dal nome che lei attualmente utilizza, o nel corso degli anni si sia verificata una variazione nella forma dell’ortografia del nome, lei dovrà fornire, se del caso, certificati di nascita, matrimonio o divorzio; atto di Cambio di nome, che dimostra tutti i diversi nomi che usa.
Se c’è stato un cambio di nome, allora avremo bisogno di vedere una copia del Deed Poll o della Dichiarazione Statutaria rilevante.
Se ci porta un documento per l’autorizzazione come Notaio, la consiglieremo le formalità necessarie per completarlo.
Tuttavia, non cercheremo di consigliarla sulla transazione stessa.
È essenziale che lei ed il Notaio comprendiate entrambi ciò che state firmando.
Se il documento è in una lingua straniera che non capisce a sufficienza, potremmo insistere in ottenere una traduzione. Se organizziamo una traduzione, sarà addebitato un costo aggiuntivo e li forniremo i dettagli in merito.
Se organizza una traduzione professionale, il traduttore deve aggiungere il suo nome, indirizzo, qualifica pertinente e un certificato che dichiari: “Il documento X è una traduzione fedele e completa del documento Y, a cui è allegata questa traduzione”. Potremmo effettuare verifiche sul professionista che rilascia tale certificato.
Se non riusciamo a capirci a causa di una difficoltà linguistica, potremmo dover prendere accordi per la disponibilità di un interprete competente al nostro colloquio e ciò potrebbe comportare un costo aggiuntivo.