Chi siamo :
Larianae Notaries è il nome commerciale di Larianae Notaries Limited, una società a responsabilità limitata registrata in Inghilterra e Galles con il numero 12367620 e con sede legale a Thanet House, 231 – 232 Strand, Londra WC2R 1DA.
Qualsiasi riferimento a “noi”, “nostro” e simili deve essere interpretato di conseguenza.
Perché un notaio?
Quasi sempre li è stato chiesto di vedere un notaio perché ha un documento che deve essere utilizzato all’estero. Vedere un notaio non è mai un semplice esercizio di timbratura. Il dovere internazionale di un notaio comporta un elevato standard di cura. Questo non solo nei confronti del cliente ma anche di chiunque possa fare affidamento sul documento e di Governi o funzionari di altri paesi. Queste persone hanno il diritto di presumere che un Notaio assicurerà il pieno rispetto dei requisiti pertinenti sia qui che all’estero; e di fare affidamento sul registro e sugli atti del Notaio. Grande attenzione è essenziale in ogni fase per ridurre al minimo i rischi di errori, omissioni, alterazioni, frodi, falsificazioni, riciclaggio di denaro, uso di identità false e così via.
Appuntamenti
Offriamo appuntamenti durante l’orario lavorativo e occasionalmente al di fuori dell’orario lavorativo in circostanze eccezionali. Siamo anche pronti a fare visite a domicilio o visitare clienti aziendali presso la loro sede di lavoro. Se gli appuntamenti notarili si svolgono fuori dalla nostra sede o i nostri orari ci sarà un addebito aggiuntivo per coprire i tempi e le spese di viaggio. Occasionalmente potremmo non essere in grado di vederla entro il periodo di tempo richiesto, o potremmo decidere che non siamo in grado di agire per lei; in tal caso la avviseremo di questo e la forniremo con le informazioni necessarie per individuare un notaio alternativo.
firme : Il Notaio dovrebbe normalmente testimoniare la tua firma. Si prega di non firmare il documento prima dell’appuntamento.
Documenti da inviare in anticipo : Risparmiera tempo, spese ed errori se, il più lontano possibile dall’appuntamento, potra inviarci gli originali o le fotocopie elettroniche di:
· I documenti da autenticare;
· Qualsiasi lettera o altra istruzione che ha ricevuto su ciò che deve essere fatto con i documenti;
· La sua prova di identificazione.
Di solito non possiamo confermare le tariffe o la nostra capacità di assistere senza prima aver visto i documenti proposti da autenticare.
Identificazione : Avremo bisogno che lei produca a titolo di identificazione formale l’originale di:
· Il suo passaporto attuale (o, se non disponibile);
· Una nuova patente di guida inglese in corso (con foto) o carta d’identità nazionale
Così come prova di indirizzo nella forma di:
· Una patente di guida completa del Regno Unito (con foto), se non già fornita come forma principale di identificazione;
· Una bolletta, una carta di credito o un estratto conto bancario che mostri il suo indirizzo attuale, e che non deve essere emesso più di 3 mesi fa, o una fattura Council Tax.
È inoltre necessario portare qualsiasi altro mezzo di identità che possa essere indicato nei documenti inviati come richiesto, come una carta d’identità straniera. Potremmo anche chiedere di vedere ulteriori prove di identità come certificati di matrimonio ecc. e, se necessario, la avviseremo.
- Prova dei nomi: nel caso in cui il nome sul documento sia diverso dal nome che si sta attualmente utilizzando, o si sia verificata una variazione nella forma dell’ortografia del nome nel corso degli anni, fornire, se del caso, certificati di nascita, matrimonio o Decreto di divorzio di cambiamento di nome atto che mostra tutti i diversi nomi che usa. Se c’è stato un cambio di nome, avremo bisogno di vedere una copia dell’Atto o della Dichiarazione Statutaria che lo riguardava.
- Consulenza sull’atto: Se ci porta un documento per l’autorizzazione come Notaio, la consiglieremo sulle formalità necessarie per compilarlo. Tuttavia, non tenteremo di consigliarla sulla transazione stessa.
- Traduzioni scritte: è essenziale che lei capisca cosa sta firmando.
· Se il documento è in una lingua straniera che non capisce a sufficienza, potremmo dover insistere per ottenere una traduzione. Se organizziamo una traduzione, sarà addebitato un costo aggiuntivo e la forniremo i dettagli in merito.
· Se organizza una traduzione professionale, il traduttore dovrà aggiungere il proprio nome, indirizzo, qualifica pertinente ed un certificato in cui si afferma: “Il documento X è una traduzione vera e completa del documento Y, a cui è allegata questa traduzione”. Potremo dover effettuare verifiche sul professionista che rilascia tale certificato. - Interprete orale: se non riusciamo a capirci a causa di una difficoltà linguistica, potremmo dover prendere accordi per la disponibilità di un interprete competente al nostro colloquio e ciò potrebbe comportare un costo aggiuntivo.
- Aziende, Partnership, ecc.: Se un documento deve essere firmato da lei in nome e per conto di un’azienda, una partnership, un ente di beneficenza, un club o un altro ente incorporato, ci sono ulteriori requisiti su cui potremmo dover insistere. Si prega di essere preparati e di telefonare in caso di difficoltà prima di partecipare all’appuntamento.
In ogni caso, come minimo, richiederemo:
- Prova dell’identità del firmatario autorizzato (come elencato sopra).
- Una copia della carta intestata corrente (indicante la sede legale se si tratta di una società).
- Una lettera di autorizzazione, un verbale, una risoluzione o una procura, che autorizza a firmare il documento.
Inoltre, per le società: Certificato di costituzione e di qualsiasi cambiamento di nome, una copia dell’Atto costitutivo e dello Statuto, Dettagli di Amministratori e Segretari. In tutti i casi effettueremo varie ricerche aziendali, che avranno un effetto sul livello delle commissioni addebitate.
Inoltre, per partnership, club, ecc: un accordo di partenariato; o relativo atto fiduciario; o Carta; o Costituzione / Regole.
Onorari e spese notarili :
I dettagli delle nostre commissioni sono riportati di seguito. Si prega di notare che se dobbiamo effettuare pagamenti per vostro conto, come spese di legalizzazione, spese di traduttore o interprete, o altri costi come le spese di viaggio, sarà ottenuta la vostra approvazione e normalmente sarete tenuti a effettuare il pagamento in anticipo di tali importi.
Onorari :
Se la questione è semplice, cercheremo di addebitare una tariffa fissa che include gli esborsi, come le spese di legalizzazione, spese postali, spese di agente consolare, spese di corriere, spese di viaggio, costi di traduzione ecc. Le nostre commissioni e alcuni esborsi (ad esempio gli esborsi del corriere) attualmente sono soggetti all’IVA all’aliquota standard del 20%. Gli esborsi per legalizzazione di solito non attirano l’IVA. Il nostro numero di partita IVA è 380802111.
Per questioni più complicate o che richiedono tempo, la tariffa si baserà su una tariffa oraria di £250 soggetta a una tariffa minima di £125, più gli esborsi. La tariffa addebitata può includere il tempo dedicato alla consulenza preliminare, alla stesura e alla preparazione, all’effettuazione e alla ricezione di telefonate, alla corrispondenza scritta e ricevuta in tutti i formati, all’organizzazione della legalizzazione e alla tenuta dei registri.
Esborsi :
Alcuni documenti richiedono la legalizzazione prima di essere accettati per l’uso nella giurisdizione ricevente tramite un’apostille rilasciata dal Foreign, Commonwealth and Development Office del Regno Unito e, per alcuni paesi, è richiesta una legalizzazione aggiuntiva tramite l’ambasciata o il consolato pertinente.
Il pagamento può essere effettuato in contanti, assegno, carta o bonifico bancario. Accettiamo tutte le principali carte di debito e credito. Il pagamento dei nostri onorari e degli esborsi è interamente dovuto da quando il documento è stato preparato, e potremmo trattenere detto documento in attesa del pagamento completo.
Occasionalmente sorgono problemi imprevisti o insoliti nel corso della pratica che possono comportare una revisione del mio preventivo di spesa. Esempi di ciò potrebbero includere laddove è necessario autenticare documenti aggiuntivi, traduzioni o legalizzazioni aggiuntive sono necessarie per soddisfare i requisiti della giurisdizione ricevente, le commissioni di terze parti devono essere adeguate per riflettere fattori esterni come le variazioni del prezzo del carburante, ecc. La informerò di eventuali modifiche al preventivo di spesa il prima possibile.
Fasi tipiche di una transazione notarile :
Ogni questione notarile è diversa e le esigenze variano a seconda che il cliente sia un privato o un’azienda. È probabile che alcune delle fasi chiave tipiche includano:
· Ricezione e revisione dei documenti da autenticare insieme alle eventuali istruzioni che potresti aver ricevuto
· Collaborare con i vostri consulenti legali o altri organismi per ottenere la documentazione necessaria per trattare il documento (ad es. informazioni da Companies House o registri esteri, procure ecc.)
· Verificare l’identità, la capacità e l’autorità della persona che deve firmare il documento
· Se un documento deve essere certificato, verificare con le autorità emittenti che il documento/lodo sia autentico. Nel caso di riconoscimenti accademici, ciò comporterebbe una verifica con le istituzioni accademiche appropriate.
· Incontro con il firmatario per verificarne l’identità e per accertare che abbia compreso ciò che firma e che lo faccia di sua spontanea volontà e che il documento sia eseguito correttamente
· Redazione e apposizione o vidimazione di un certificato notarile al documento
· Organizzare la legalizzazione del documento come appropriato
· Predisposizione per l’archiviazione di copie di tutti gli atti notarili in conformità con i requisiti delle Norme di pratica notarile 2019
Documenti notarili e protezione dei dati :
Quando svolgiamo un lavoro per lei, siamo tenuti a fare un’iscrizione in un registro formale, che viene tenuto da noi come un record permanente. Conserverò una copia della documentazione autenticata con quel record. La nostra pratica è registrata presso l’Ufficio del Commissario per le informazioni. I dati personali ricevuti dai clienti sono conservati in modo sicuro e non è possibile accederli esternamente. I dati raccolti come parte degli atti notarili vengono utilizzati esclusivamente allo scopo di adempiere alle nostre responsabilità legali professionali come notai. Per i dettagli completi della nostra Informativa sulla privacy e dei termini di elaborazione dei dati, fare clic Qui .
Assicurazione :
Nell’interesse dei nostri clienti, manteniamo un’assicurazione di responsabilità civile professionale a un livello di almeno £ 1.000.000,00 per sinistro.
Risoluzione/Il tuo diritto di recesso :
Può interrompere le sue istruzioni a noi in qualsiasi momento dandoci un ragionevole preavviso scritto. Verranno addebitati tutti i costi e gli esborsi sostenuti fino alla data di risoluzione.
Periodo di recesso e di riconsidera da parte dei consumatori – Regolamento sui contratti con i consumatori 2013 (“CCR”) :
Laddove si applichi il CCR (in genere se è un consumatore individuale e il nostro contratto con lei è stato concluso durante o in seguito a un incontro con lei o tramite una forma di comunicazione a distanza) ha un periodo di cancellazione di 14 giorni dalla data in cui ha firmato il nostro contratto/lettera o la data in cui continua a fornirci istruzioni (a seconda di quale sia la prima).
Può annullare il suo contratto entro il periodo di cancellazione fornendoci una dichiarazione chiara e noi rimborseremo tutti i pagamenti ricevuti da lei con lo stesso metodo che ha utilizzato, senza alcun costo per lei, senza indebito ritardo e non oltre 14 giorni dopo il giorno in cui ci informi della cancellazione.
Se ci chiede di iniziare a lavorare durante il periodo di cancellazione, può comunque annullare ma devi pagarci un importo proporzionale al lavoro che abbiamo svolto e questa quota non sarà rimborsata.
Risoluzione da parte nostra :
Ci riserviamo il diritto di terminare il nostro impegno da parte vostra se abbiamo una buona ragione per farlo, ad esempio, se non pagate una fattura o rispettate la nostra richiesta di pagamento o se non ci fornite la cooperazione che abbiamo ragionevolmente il diritto di aspettarci.
Denunce, contestazioni :
Il nostro studio notarile è regolato dall’Ufficio della Facoltà dell’Arcivescovo di Canterbury:
The Faculty Office
1, The Sanctuary
Westminster
Londra SW1P 3JT
Telefono 020 7222 5381 E-mail Faculty.office@1thesanctuary.com
Sito web www.facultyoffice.org.uk
Se non è soddisfatto del servizio ricevuto non esitare a contattare la Direttrice, Lara Giuliana Gouveia Simonetti, a lara@larianae.com .
Se non siamo in grado di risolvere la questione, può presentare reclamo all’Ordine dei Notai di cui siamo membri, che ha una procedura di reclamo approvata dall’Ufficio di Facoltà. Questa procedura è gratuita ed è progettata per fornire una rapida risoluzione a qualsiasi controversia.
The Secretary of The Notaries Society
Casella postale 1023
Ipswich IP19XB
E-mail: secretary@thenotariessociety.org.uk
Se ha difficoltà in presentare un reclamo iscritto, non esitare a chiamare la Società dei Notai / Ufficio di Facoltà per assistenza.
Infine, anche se il tuo reclamo è stato preso in considerazione secondo la Procedura di reclamo approvata dalla Società dei notai, al termine di tale procedura, o dopo un periodo di 8 settimane dalla data in cui ci hai comunicato per la prima volta che eri insoddisfatto, presentare il tuo reclamo al Mediatore legale, se non sei soddisfatto del risultato:
Legal Ombudsman
PO Box 6806
Wolverhampton WV1 9WJ
Tel : 0300 555 0333
E-mail: enquiries@legalombudsman.org.uk www.legalombudsman.org.uk
Se decidi di presentare un reclamo al Legal Ombudsman, devi sottoporre la questione al Legal Ombudsman entro un anno dall’atto/omissione o entro un anno da quando avresti dovuto ragionevolmente sapere che c’era motivo di reclamo.
Ci auguriamo che i presenti Termini siano di aiuto per comprendere cosa ci si aspetta da ciascuno di noi.